1. Definer overvåkningsbehovene dine
Hva er de viktigste temaene for virksomheten din å overvåke? Overvåkningsprofiler er ofte basert på blant annet egenomtale, bransjenyheter, konkurrenter, prosjekter, personer og kampanjer som er viktige for din virksomhet. Start med å liste opp de viktigste overvåkningstemaene for virksomheten din.
2. Involver flere i planleggingen av overvåkningen
Hvis du vil at overvåkingen skal gjelde for hele virksomheten din, trenger du også andres innspill for å definere søk. Diskuter med de forskjellige avdelingene om hvilke overvåkningsbehov som er viktige for dem. I Retriever kan vi tilpasse egendefinerte e-postvarslinger, slik at ansatte får de søkene som er relevante for dem.
3. Invester tiden godt og del ekspertisen deres
I Retriever hjelper vår kundeavdeling med å bygge gode søkeprofiler som fanger opp relevante nyhetssaker. Dere trenger ikke å tenke på selve oppbyggingen, men dere besitter den beste ekspertisen innen deres felt. Den beste kunnskapen og bakgrunnen i bransjen må derfor komme fra dere. Når dere investerer litt tid i å definere søkeprofiler i begynnelsen av samarbeidet, blir medieovervåkningen så relevant som mulig fra starten. Aktiv deltakelse i begynnelsen er verdt det, for da vil overvåkingen komme raskt i gang og oppfølgingsarbeidet blir minimert.
4. Tenk på omfanget av søkene deres
Det kan være fristende å gjøre bredest mulig søk, men hvis det blir for mange treff, vil det ta tid å finne de relevante nyhetssakene. Søkeprofiler kan begrenses med ulike justeringer. Vår kundeavdeling skreddersyr søkene etter avtale med dere. Vi kan velge å ekskludere søkeord, søke i sammenheng med relevante søk eller begrense kildeutvalget. Hvis dere for eksempel ønsker å overvåke nyheter relatert til utdanning, kan det være lurt å avgrense søket eller bryte ned treffene knyttet til forskjellige søkeprofiler. Det kan for eksempel begrenses ved å søke på grunnskoleutdanning, yrkesopplæring og høyere utdanning. Eller hvis målet ditt er å følge nyheter relatert til utdanningspolitikk i en kommune, kan det være lurt å kildebegrense søket.
5. Definer de ansattes behov
Ansatte har forskjellige bruksbehov til medieovervåkningstjenesten. Ofte er det ledergruppen og/eller kommunikasjonsavdelingen som har behov for innlogging til medieportalen for å kunne undersøke treffene mer detaljert og sammenstille analyserapporter. E-postvarslinger er som nevnt ofte tilpasset de ansattes behov, og mottas gjerne av flere ansatte uten at de trenger tilgang til portalen. Velg gjerne én kontaktperson som har ansvaret for å være i kontakt med en kundeansvarlig i Retriever. Kontaktpersonen kan videreformidle behov på vegne av virksomheten for å oppdaere eksisterende søk, opprette nye søk, opplæring av tjenesten og lignende.
6. Oppdater medieoveråkningen i tråd med endringer og kommunikasjonsstrategi
Etter hvert som strategien til virksomheten endres, endres også behovene for medieovervåkningen. Når dere setter nye mål for kommunikasjonen, bør medieovervåkningen endres slik at dere kan måle suksessen til disse målene. Det kan for eksempel være at dere ønsker at en talsperson i virksomheten skal være mer synlig i nyhetsbildet om vitenskap, og at dere derfor trenger et eget søk på denne talspersonen. Medieovervåkning kan ikke være en statisk tjeneste som forblir uendret i årevis. Den bør gjennomgås med jevne mellomrom og søkene må oppdateres når det skjer endringer i virksomheten eller generelt andre endringer som dere overvåker.
Vil du vite mer om vår medieovervåkning Monitor?
