Miten hyödyntää mediaseurantaa kriisissä tai muissa nopeaa reagointia vaativissa tilanteissa?

Kriisitilanteeseen varautuminen on yksi organisaation tärkeimmistä tehtävistä. Kriisiviestintä on tärkeä osa kriisitilanteen hallitsemista ja tilanteesta yli pääsemistä. On myöhäistä lähteä suunnittelemaan kriisiviestintää siinä kohdassa, kun maito on kaatunut jo maahan. Mediaseuranta kannattaa ehdottomasti ottaa kriisitilanteen hallitsemisen ja analysoimisen apukeinoksi.  

Mediaseurantaa voi hyödyntää kriisitilanteessa monella eri tavalla, kaikissa sen vaiheissa. 

Ennakkovalmistautuminen

 

Kriisiviestintäsuunnitelmaa laatiessa kannattaa tarkastella aiempia kriisejä ja sitä, miten niistä on uutisoitu. Retrieverin media-arkistosta voit etsiä uutisia itse määrittämilläsi avainsanoilla. Voit siis helposti etsiä uutisia erilaisista kriiseistä ja luoda näistä koosteita havainnollistaaksesi sitä, miten erilaisista kriisitilanteista uutisoidaan kriisin ollessa päällä. Aikaisempien kriisien uutisoinnista voi löytää yhdenmukaisuuksia ja keinoja kriiseihin varautumiseen. 

 

Kriisin iskiessä

 

Kriisin ollessa päällä on mahdollista asettaa päälle kriisiviestintäraportti, jossa mediaseurantaraportti asetetaan lähtemään esimerkiksi viidentoista minuutin tai tunnin välein. Tämä helpottaa tilanteen tasalla pysymistä. Raportti on mahdollista luoda sekä toimituksellisen että sosiaalisen median osumista. Kriisitilanteen uutisointia voi analysoida myös päivittäin Retrieverin portaalista, jonne uutisointi kerääntyy. Mikäli työkalu on muutenkin käytössä päivittäin mediaosumien arkistointi- ja lajittelutyökaluna, on luontevaa ottaa se myös osaksi kriisiviestintätilanteen hallitsemista. 

 

Jälkipyykki

 

Kriisin jälkeen kannattaa tehdä tilannekatsaus, jossa kriisin kehitys käydään kokonaisvaltaisesti läpi ja arvioidaan sen vaikutukset organisaatioon. Arviossa tarkastellaan sitä, mistä kriisi sai alkunsa ja miten omilla toimilla pystyttiin hallitsemaan kriisiä sekä tilanteen uutisointia. Mediaseurantatyökalu kannattaa ottaa osaksi myös kriisin jälkeistä tilannearviota, sillä kattavan mediaseurantadatan avulla voidaan arvioida sitä, miten hyvin kriisiä pystyttiin hallita ja miten kriisistä uutisoitiin. Mediaseurantaosumat kerääntyvät portaaliin, jossa ne ovat vapaassa käytössä. 

Usein kriisitilanteesta kannattaa teettää jälkikäteen kattava media-analyysi. Retrieverillä on Pohjoismaiden suurin analyysitiimi, joka tuottaa vuosittain kymmeniä eri media-analyyseja liittyen organisaatioiden kriisitilanteisiin. Vaikka omalla organisaatiolla olisi kaikki kriisiin liittyvä data käytössään, on usein organisaatiolle itselleen haastavaa tehdä tilanteesta puolueeton arvio. Retrieveriltä tilattuun media-analyysiin sisältyy usein muun muassa ihmissilmin tehty uutisten sävytys, organisaation edustajien esiintymisten erittely mediassa, organisaation mediassa saama huomioarvo ja organisaation avainviestin läpimeno. Media-analyysin avulla on mahdollista siis mitata oman kriisiviestinnän vaikuttavuutta tietyllä ajanjaksolla.